Konserwacja

Kwestia konserwacji eprintów może się wydawać czysto akademicka, biorąc pod uwagę fakt, że proces korzystania z repozytoriów znajduje się dopiero w fazach początkowych, a eprinty w repozytoriach są obecnie łatwo dostępne. Jednak już dziś materiały stworzone zgodnie ze standardami technicznymi sprzed kilku zaledwie lat mogą być trudno dostępne. Stare systemy operacyjne, formaty plików bądź wersje oprogramowania powodują, że zapewnienie stałego dostępu do treści sprzed 10 lat może być kłopotliwe. Dostęp długoterminowy – w perspektywie pięćdziesięciu lat – będzie z pewnością rodził problemy. Zamiast być zmuszonym radzić sobie z problemem w przyszłości, lepiej obecnie zapobiegać potencjalnym trudnościom z dostępem. W tym celu należy przestrzegać strategii konserwacji przy tworzeniu kolekcji eprintów.

We wczesnej fazie rozwoju brytyjskich repozytoriów powstało badanie na temat konserwacji eprintów, przygotowane przez Hamisha Jamesa, Raivo Ruusalepp, Sheilę Anderson i Stephena Pinfielda, a zatytułowane ‘Requirements and Feasibility Study on Preservation of eprints‘. Dokument ten zawiera rekomendacje dotyczące badań oraz rozwoju serwisów i narzędzi wspierających długoterminowe przechowywanie eprintów.

Wewnątrz środowiska twórców repozytoriów miała miejsce dyskusja dotycząca racjonalności wysiłków wkładanych w konserwację eprintów, zważywszy na domniemaną niezależność cyfrowej informacji od określonego medium. W tym celu Stephen Pinfield i Hamish James z SHERPA przygotowali artykuł zatytułowany ‘The Digital Preservation of e-Prints‘, w którym przedstawiają argumenty za i przeciw konserwacji eprintów. W artykule zostają również streszczone wyzwania technologiczne i organizacyjne związane z tym procesem.

Brytyjski Arts and Humanities Data Service (AHDS) przygotował dokument zatytułowany ‘Selection Criteria for the Preservation of e-prints‘, który oferuje wskazówki dotyczące metod identyfikacji potencjalnych zagrożeń dla eprintów, wyznaczania priorytetów odnośnie deponowanych treści oraz sposobów implementacji środków zapobiegawczych, które zapewniają długoterminową dostępność treści.

Kolejny dokument przygotowany przez AHDS oferuje streszczenie istniejących praktyk standardowych, wytycznych i procedur, co pozwala twórcom repozytorium rozważyć długoterminowe implikacje przechowywania eprintów. Dokument ten, zatytułowany ‘Report on Preservation Standards‘, analizuje model przechowywania OAIS, prawa niezbędne dla skutecznej konserwacji oraz obecne standardy metadanych. Na bazie tego dokumentu powstał serwis oferujący usługi związane z konserwacją, prowadzony przez AHDS dla instytucji partnerskich projektu SHERPA.

Licencja na depozyt

Uzgodnienie Licencji na depozyt pomiędzy deponującym a repozytorium jest niezbędnym krokiem, który pozwala ustalić kwestię praw do utworu oraz szerzej pojętej własności intelektualnej. Prawa te odgrywają znaczącą rolę w procesie deponowania treści, jak również długoterminowego zarządzania i konserwacji materiałów. Administrator repozytorium musi mieć pewność, że deponujący posiada niezbędne prawa do deponowania materiału i że może udzielić praw, które pozwolą wprowadzić materiał do repozytorium.

SHERPA przestudiowała zapotrzebowanie na Licencję na depozyt, po czym przygotowała dwie licencje wzorcowe, na których można oprzeć strategię licencyjną i dokumentację instytucji. Od strony prawnej licencje te zostały zbadane przez JISC Legal w celu zapewnienia zgodności z prawem brytyjskim. Należy jednak podkreślić, że nie stanowi to porady prawnej, a czytelnik powinien skonsultować wykorzystanie licencji z własnym działem prawnym. Ramy prawne różnią się pomiędzy państwami, tak więc przed wykorzystaniem zmodyfikowanych wersji licencji należy uzyskać lokalną poradę prawną.