Systemy repozytoryjne zostały zaprojektowane tak, by umożliwić pracownikom akademickim archiwizację własnej pracy. Jest to stosunkowo prosty proces, który jednorazowo nie powinien zająć więcej niż 10 minut. Tak jak w przypadku innych systemów informatycznych, za pierwszym razem proces ten może zająć nieco więcej czasu. Może też być niezbędna odrobina pomocy – jednak formularze zgłoszeń do repozytorium są zaprojektowane w sposób przejrzysty.

Wielu “Zielonych” wydawców nie zezwala na wykorzystanie PDFu z opublikowanym tekstem. Zezwalają natomiast na wykorzystanie “wersji autorskiej”.

Z tego powodu jednym z bardziej przydatnych nawyków, jakie należy promować, jest zachowywanie ostatecznej kopii tekstu, w miejscu oczywistym i bezpiecznym. Ten prosty krok, który można wykonać na w trakcie tworzenia artykułu, jednocześnie zachęca do bardziej świadomej realizacji procesu wydawniczego, a także zmiany praw do utworu, jaka często ma miejsce na tym etapie.

Różnorodne materiały pomagające w promocji Otwartego Dostępu zostały stworzone przez partnerów projektu SHERPA i są dostępne do dalszego wykorzystania na stronie SHERPA.