Repozytoria instytucjonalne można stworzyć w relatywnie szybki i tani sposób, korzystając ze standardowego serwera seciowego wraz z oprogramowaniem oraz darmowo dostępnego oprogramowania typu Open Source. Istnieje szereg dostępnych systemów, z których dwa najpopularniejsze to EPrints oraz DSpace. Obydwa są oprogramowaniem Open Source, dostępnym za darmo w sieci.
Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) zapewnia niezależną od aplikacji infrastrukturę umożliwiającą interoperacyjność w oparciu o pobieranie metadanych. Dzięki temu protokół gwarantuje, że Dostarczyciele Danych (zarządzający repozytoriami) prowadzą systemy, które udostępniają metadane w sposób pozwalający na ich pobieranie przez Dostarczycieli Usług (na przykład wyszukiwarki) tak, by zwiększać wartość dodaną tych serwisów.

W ramach projektu DRIVER zostały zidentyfikowane kluczowe problemy, które obecnie utrudniają odnajdywanie i dostęp do materiałów umieszczonych w repozytoriach Otwartego Dostępu (OA). Następnie stworzono Wytyczne dla dostarczycieli treści, zawierające wytyczne do zaimplementowania. Kluczową rekomendacją zawartą w wytycznych projektu DRIVER jest stosowanie “zestawów” metadanych przez osoby zarządzające repozytoriami. To pozwala odróżnić rekordy z metadanymi połączonymi z pełnymi tekstami od rekordów zawierających jedynie metadane. Pozwoli też wyszukiwarkom zapewnić wyszukiwanie pełnotekstowe. DRIVER pracuje z twórcami oprogramowania w celu stworzenia konkretnych rozwiązań programistycznych, które spełnią ten warunek. W celu otrzymania dalszych informacji na temat naszych wytycznych proszę wysłać email na adres helpdesk@driver-support.eu.

Oprogramowanie może zostać zainstalowane na standardowym serwerze, kosztującym około 2100 Euro. Informatyk powinien być w stanie uruchomić repozytorium w dwa do pięciu dni, a koszt jego pracy szacujemy na około 1000 Euro. Doświadczenie z projektu SHERPA dowodzi, że dalsze dostosowywanie systemu jest niezbędne w trakcie pierwszych sześciu miesięcy istnienia repozytorium. Obejmuje to dopracowanie wyglądu serwisu oraz włączenie go w procedury danej instytucji zapewniające odpowiedni nadzór, konserwację i royalessays wsparcie. Szacujemy, że w trakcie tych sześciu miesięcy wymagane jest w sumie 15 dni roboczych pracy jednej osoby, przy szacowanych kosztach około 3000 Euro. Dalsze prace techniczne mogą zazwyczaj być wpisane w standardowe procedury konserwacyjne danej instytucji.
Podstawowy wysiłek związany z tworzeniem repozytorium instytucjonalnego nie ma więc charakteru technicznego. Dotyczy raczej wypracowania odpowiednich procesów, polityki instytucjonalnej czy środowiska informacyjnego.
Ilość wymaganej pracy zależy od skali repozytorium oraz poziomu integracji z innymi serwisami. Dla przykładu, proste repozytorium zawierające teksty badawcze różni się znacząco od repozytorium obejmującego również obiekty multimedialne, zintegrowane z wirtualnym środowiskiem dydaktycznym danej instytucji.

Doświadczenie pokazuje, że warto zacząć od prostego repozytorium i zapewnić jego sprawne funkcjonowanie zanim włączy się dalsze elementy.

Zapełnianie repozytorium również wiąże się z kosztami. W chwili obecnej istotne koszty wynikają z konieczności orędownictwa: promocji serwisu i przekonywania naukowców, by umieszczali teksty w repozytorium. Koszt ten zmalałby znacząco, gdyby instytucje wydawały zalecenia wymagające od autorów umieszczania tekstów w ramach swoich obowiązków zawodowych. Badania wykazują, że większość autorów naukowych z chęcią umieściłaby swoje pracy w repozytorium, gdyby tego od nich wymagano ( Swan, A. & Brown, S.N. (2004) JISC/OSI Journal Authors Survey Report).
Podstrony w tej sekcji naszego serwisu opisują konkretne sprawy związane z oprogramowaniem, pracownikami, integracją i orędownictwem. Można do nich dotrzeć poprzez linki z lewej strony.